یادآوری نکات مهم برای مدیران شرکتها یا سازمانها (بخش دوم)

کیفیت مدیریتی یکی از الزامات هر مجموعه و سازمانی است.

هر چقدر هم یک سازمان ، زیرمجموعه ها ، بخشها و کارکنان قدرتمند و متخصصی داشته باشد ، عدم وجود یک مدیریت صحیح و اصولی موجب از هم پاشیدن آن مجموعه و افت شدید کیفیت عملکرد خواهد شد. همانطور که در مقاله بخش اول توضیح داده شد ، گاهی مدیران سازمانها با اینکه اصول و مبانی لازم را می دانند ولی ممکن است نکات مهمی را در اثر مشغله های فراوان فراموش کرده باشند یا اینکه مسائل مختلف موجب کم رنگ تر شدن آنها شده باشد. در این مقاله به ادامه یادآوری این نکات مهم می پردازیم.

یک) برگزاری جلسه بدون دستورالعمل

 بر اساس آموزش بازاریابی ، اگر قبل از برگزاری جلسه ، دستورالعمل دقیقی برای آن نداشته باشید نمی توانید ارتباط لازم با کارکنان خود برقرار کنید و نتایجی که به دنبال دستیابی به آنها بودید را کسب کنید. هر جلسه ای باید کاملاً مشخص ، برنامه ریزی شده و ساختار مشخصی داشته باشد تا بتوانید نتایج مورد نظر خود را به دست آورید. اگر دستورالعمل تهیه کرده باشید بسیاری از این مشکلات پیش نخواهد آمد.

یکی از مناسب ترین راه ها این است که چند روز یا یک روز قبل از برگزاری جلسات ، شروع به برنامه ریزی برای آن کنید. مدت زمان برگزاری جلسه ، تعداد افرادی که قرار است در این جلسه حضور داشته باشند ، پست و موقعیت آنها در سازمان و موضوعی که قرار است مطرح کنید و نتیجه گیری که در نهایت باید بگیرید را مد نظر قرار دهید. با این برنامه مشخص شما جلسه پرثمرتر و بسیار مفیدتری خواهید داشت.

دو) شناخت خصوصیات کارکنان

امروزه در بزرگترین شرکتها و سازمانهای جهانی ، یکی از فرمهایی که افراد متقاضی استخدام در آنها باید تکمیل کنند ، فرمهای مربوط به ارزیابی شخصیتی متقاضیان است. شخصیت افرادی که با آنها همکاری خواهید کرد بسیار مهم است. برخی از افراد ممکن است رفتارهای کمتر اجتماعی داشته باشند یا برخی از آنها چندان نظم مقرر شده در یک گروه را رعایت نکنند. برخی از آنها ممکن است باورهایی داشته باشند که مانع از انجام کارهای گروهی باشد.

بنابراین ، هر کدام از این خصوصیات اثر مستقیم بر کیفیت عملکرد آنها و در نهایت شرکت شما و روابط بین اعضا خواهد داشت. بنابراین ، حتماً به ویژگیها و خصوصیات کارکنان خود توجه داشته باشید و این مسئله را جدی بگیرید. پس از انتخاب افراد مناسب ، باید سعی کنید افرادی که از نظر خصوصیات اخلاقی و شخصیتی مشابه هم هستند در یک کار مشترک قرار دهید تا کیفیت عملکرد آنها افزایش پیدا کند و تعارضات کمتری در شرکت یا سازمان شما به وجود آید. بسیاری از پیامدهای نامطلوبی که در گروه ها ، شرکتها یا سازمانها به وجود می آید حاصل گزینش افراد نامناسب برای همکاری است.

سه) تعیین سلسله مراتب

بر اساس نظر مشاور بازاریابی ، هر سازمانی دارای سلسله مراتبی است که همه اعضای گروه باید به آن آگاهی داشته باشند. فعالیتهایی که در آنها سلسله مراتب مشخص نمی شود افراد نمی توانند فعالیت خوبی داشته باشند. علت آن هم این است که آنها نمی دانند باید دقیقاً از چه کسی برای کارشان راهنمایی بگیرند یا به دستورالعمل های چه فردی گوش فرا دهند یا حتی نتایج عملکرد خود را به چه کسی گزارش دهند.

بنابراین ، سعی کنید یک سلسله مراتب در گروه ایجاد کنید اما باید توجه کنید که این سلسله مراتب موجب جدایی و فاصله زیاد بین کارکنان شما نشود چرا که در برخی از مواقع این سلسله مراتب موجب جدا شدن و از بین رفتن ارتباط بین اعضا می شود.

چهار) تعیین جدول بازخوردها

بهتر است یک جدول یا نرم افزاری که بتوانید کارهای خود را در آن یاد داشت کنید داشته باشید و مطالب مربوط به جلسات و بازخوردهای کارکنان خود را در آن بنویسید. به عنوان مثال اگر ایمیلی یا پیامکی برای کارکنان خود ارسال کرده اید و آنها پاسخ شما را داده اند یاد داشت کنید که پاسخ آنها را دریافت کرده اید  محتوا چه چیزی بوده است. همچنین اگر از طرف افرادی ، پاسخی دریافت نکرده اید نیز می توانید یاد داشت کنید که هیچ پاسخی دریافت نکرده اید و آن را در وقت مناسبی پیگیری کنید.

قسمت اول :

یادآوری نکات مهم برای مدیران شرکتها یا سازمانها (بخش اول)